Comment Toyota utilise les A3 comme un puissant outil de communication et de résolution de problèmes

Vous avez certainement déjà entendu du A3. A première vue il s’agit d’une feuille dont les dimensions sont 297 mm x 419 mm. Eh bien, cette feuille est le moyen de communication standard chez Toyota. Je voudrais clarifier les choses tout de suite, le « secret » de la puissance de cet outil de communication ne se trouve absolument pas dans la forme du document. Certes, ses dimensions réduites poussent à la synthèse et à aller à l’essentiel. Certes, l’espace réduit d’un A3 pousse l’auteur du document à une certaine rigueur dans la rédaction. Dans l’autre sens d’aucuns pourraient se dire : « c’est sympas un A3, mais il n’est certainement pas possible de tout mettre dans un A3 y compris la communication sur l’avancement d’un projet complexe ». En réalité pour bien comprendre l’intérêt du A3 il faut sortie du débat sur la forme ou les dimensions du document. La puissance du A3 vient du fait qu’il s’agit d’un document standardisé de communication quel que soit le sujet sur lequel porte la communication. Le mot clé ici est « standardisé ». Vous connaissez tous la puissance du standard dans le système de Toyota. Je rappelle que le standard rend le système transparent, les choses sont plus visuelles et visibles ! L’autre point important du A3 est qu’il « impose » un masque méthodologique dans la communication et surtout quand il s’agit de la résolution des problèmes. Ce masque est le PDCA (Plan Do Check and Act/Ajust). Nous sommes tous forts pour faire le « Plan » et le « Do » (on est légèrement moins bon pour la « réalisation » mais on s’en sort en général plutôt bien). Par contre l’expérience a montré que nous étions moins bons quand il s’agissait du « Check » et du « Act /Ajust » qui consistent respectivement à comparer le « réalisé » du « prévu » et ensuite d’ajuster la démarche ou la standardiser. L’intérêt du document A3 est donc de nous « forcer » à ne pas oublier les deux dernières étapes « Check » et « Act/Ajust ». Mieux encore, il s’agit même d’y penser dès le départ. Par exemple avant de lancer un chantier Kaizen penser aux questions suivantes :
• Comment les avancées seront évaluées ?
• Quand les avancées seront évaluées ?
• Comment les résultats seront rapportés?
• Quand les résultats seront rapportés ?

On distingue une multitude de formes de documents A3. Une fois de plus le plus important est d’en avoir quelques uns utilisés de manière standard suivant le type de communication. On en distingue en général 4 types A3 :
- La proposition de démarche. Ce document est utilisé pour proposer une nouvelle stratégie, une nouvelle démarche ou une nouvelle initiative. Ici, la problématique doit être claire, les sujets les propositions énoncées clairement. Il faut éviter de se laisser enfermer dans une démarche analytique. L’objectif ici est d’être capable de « raconter une histoire » simple et « émotive » en s’appuyant sur des faits concrets issus du terrain. La clarté et la fluidité sont des caractéristiques importantes.
- Un rapport d’avancement. Ce document est utilisé pour communiquer sur l’avancement d’une démarche, d’une initiative ou d’un projet. On y rappelle les objectifs, comment les choses se déroulent et les résultats obtenus par rapport au « prévu », le timing par rapport au planning prévisionnel. Quels points doivent être résolus ? Quelles actions doivent êtres lancées pour cela ?
- Une information. Il s’agit de documents de structure variable qui permet de faire un rapport de visite ou de benchmarcking ou toute communication à but purement informatif.
- La résolution d'un problème. Il s’agit du type de A3 le plus connu et le plus structuré. On y distingue clairement les une structure du type PDCA. Une partie « Plan » où le standard et/ou l’état actuel sont rappelés. L’analyse de la situation et l’objectif visé sont précisés (il est fortement conseillé de préférer des graphes ou des courbes au texte) pour illustrer la situation et bien positionner l’objectif. La partie « Do » précise les contremesures à court et long terme et le plan d’actions associé (qui, quoi, où quand). La partie « suivi » comprend à la fois « Check » et « Ajust » et porte sur le suivi des actions, la manière de les rapporter, de les évaluer et d’en tirer un retour d’expérience. Dans le « La résolution d'un problème » le mot "problème" est bien au singulier. La raison est simple, la règle est « un problème - un A3 ». Il faut résoudre qu'un seul problème à la fois sur un A3!

J’ai mis en partage des canevas pour des A3 pour « Une proposition de démarche », «Un rapport d’avancement » et « La résolution d'un problème ». Pour télécharger cers canevas cliquer ici.